Det är det bokföringspliktiga företaget som är ansvarigt för arkivering av bokföringsmaterial.
Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskaperna avslutades. Om företaget har ett räkenskapsår som är 1/7 – 30/6 innebär det att materialet skall sparas i 7 år och sex månader.
Måste jag spara ett mottaget papperskvitto som jag fotograferat och skannat in?
Ja, du måste spara papperskvittot. Det kan förstöras först från det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Hur ska kvitton förvaras som avser utlägg som anställda gjort för företagets räkning?
Kvittot är företagets och skall hanteras precis som företag själv gjort inköpet. Är det ett papperskvitto ska detta lämnas till företag som skall arkivera det under hela arkiveringstiden. Är det ett elektroniskt kvitto, ska företaget spara det i elektronisk form.
Hur länge måste man spara elektroniska leverantörsfakturor?
Det elektroniska dokumentet får förstöras först fr.o.m. det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Hur ska jag spara de kundfakturor jag skapat i datorn och skickat ut till mina kunder?
Kundfakturor ska i likhet med all räkenskapsinformation företag upprättar, bevaras i det skick de fick när de sammanställdes. Ett företag som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om man presenterar dem i pappersform i sin bokföring så ska de sparas i pappersform. Det är alltså hur den presenteras i bokförings som avgör hur den ska sparas.
Avtal med utomstående om arkivering
Ett företag kan avtala med någon annan, t.ex. ett arkiveringsföretag, ett företag som skannar fakturor eller en redovisningsbyrå, att denne ska sköta hela eller delar av arkiveringen. Använder företaget ett internetbaserat bokföringsprogram innebär det ofta att en viss del av arkiveringen sköts av programleverantören. Ett avtal om arkivering kan aldrig befria det bokföringsskyldiga förtaget från ansvaret för arkiveringen. Företaget måste försäkra sig om att arkiveringsreglerna följs och se till att det utan dröjsmål går att få tillgång till all räkenskapsinformation under hela arkiveringstiden.
Källa:
Läs mer på Bokföringsnämndens hemsida.